Logiciel Dext pour la saisie comptable automatisée : Valérie, collaboratrice senior en cabinet témoigne

Nous sommes allés interviewer des utilisateurs de notre plateforme Dext, afin de comprendre leur quotidien au travail, depuis l’implantation de l’outil, ainsi qu’en dehors du cabinet. Dans cet article, nous synthétisons la vision de Valérie, collaboratrice comptable depuis plus de 30 ans. Elle évoque son vécu des dossiers et de sa relation client avant la dématérialisation. Elle explique pourquoi et comment notre logiciel de saisie comptable en automatique a bouleversé sa vie professionnelle comme personnelle.

1 - Avant le passage au logiciel Dext, quel était le travail de Valérie en tant que collaboratrice comptable ?

Valérie exerce dans le même cabinet depuis une trentaine d'années. C’est une petite structure d’environ 20 personnes qui comprend notamment une douzaine de collaborateurs comptables, en CDI ou en alternance.

Avec son expérience de senior, Valérie a en charge des dossiers clients de A à Z, l’expert-comptable révisant les liasses. Elle réalise elle-même de nombreux rendez-vous clients chaque année. Deux jeunes alternants en contrat de professionnalisation (DSCG et DCG) travaillent à ses côtés.

Des échanges clients peu intéressants et frustrants

À la question, “c’était comment avant Dext”, Valérie répond en premier “j’ai presque envie de vous dire que je ne m’en souviens pas”.

Puis, enjouée et empathique avec ses clients, Valérie nous parle de sa grande frustration d’avant. Évidemment, elle subissait le stress que comportait le respect des échéances, annuelles comme mensuelles (la TVA !). Mais, surtout, elle souffrait de voir ses échanges clients résumés à de multiples relances pour des pièces manquantes, des points en suspens, etc. Ce n’était pas réjouissant de prendre son téléphone pour contacter une entreprise.

Une gestion épuisante des archives et des documents papier

La seconde source de démotivation au travail en l’absence de logiciel de saisie comptable avec de l’automatisation, c’était l’aspect recherche des justificatifs archivés. Valérie considère que c’était même le côté le plus bloquant auparavant. Elle illustre ses propos en évoquant le nombre de classeurs étalés par terre dans chaque bureau. C’était parfois un réel travail de spéléologue pour retrouver la facture ou le justificatif d’une écriture passée en cours d’année.

Des pièces manquantes au moment de boucler la TVA ou le bilan

Le troisième défaut majeur de l’organisation antérieure, avant l’automatisation de la comptabilité, se situait dans la quantité de factures manquantes pour certains clients. Elle évoque ainsi le cas du fournisseur Métro pour lequel environ 70 % des pièces manquaient à l’appel chaque mois auparavant. C’est la raison pour laquelle elle ajoute immédiatement que le connecteur Dext avec Métro est “le meilleur qui existe”.

Une période fiscale redoutable pour la vie privée des collaborateurs

La gestion des dossiers en cabinet, avant d’utiliser un logiciel d’automatisation et de dématérialisation, signifiait parfois un parcours du combattant pour tenir les échéances. Même si Valérie évoque sa forte capacité d’adaptation pendant les longs mois de période fiscale, elle souffrait toutefois de devoir mettre entre parenthèses sa passion sportive. Fan de bowling, elle l’exerce en effet en compétition.

Avant Dext, la période fiscale ressemblait à un tunnel dans lequel le collaborateur comptable entrait religieusement. Il en sortait uniquement à la mi-mai. Pendant 4 mois, Valérie ne participait jamais au moindre entraînement hebdomadaire le mardi soir avec son équipe, par la faute de la comptabilité.

2 - L’adoption de Dext, un logiciel de saisie comptable automatisée… et bien plus

Avec l’arrivée de Dext en 2018, Valérie a vécu de nombreux changements. Elle nous partage d’abord son expérience de mise en place du logiciel au sein du cabinet. C’est elle qui a lancé le processus en effet.

Passer à la dématérialisation même en début de période fiscale, une entreprise tout à fait réalisable

En 2018, Valérie est la première à mettre en place Dext au sein du cabinet. Quand on la sollicite, c’est pourtant le début de la période fiscale. Sa première réaction négative fut : “qu’est-ce qu’on va encore s’embêter avec ça maintenant” ? Elle explique qu'elle ne percevait pas bien la réelle finalité de l’outil. Elle assimilait la solution Dext à un logiciel pour la remplacer au niveau de la saisie comptable, ce qui s’est avéré bien réducteur.

Valérie souligne qu’elle a pu aisément se lancer, même au début de la période fiscale, grâce à l’accompagnement des équipes de Dext. Elle a commencé par deux ou trois dossiers pour se faire la main. Aujourd’hui, elle ne travaille que pour des clients qui sont gérés sur l’application Dext.

Dext, une plateforme dont les fonctionnalités comptables révolutionnent le métier de collaborateur et de chef de mission

Toutes les insuffisances ou souffrances vécues au travail avant ont disparu avec l’exploitation des fonctionnalités du logiciel Dext. Ainsi, Valérie évoque :

•  une révision plus facile des dossiers, grâce à l’accès immédiat aux pièces jointes aux écritures ;
• la performance des connecteurs avec les fournisseurs afin de récupérer toutes les factures périodiquement ;
• la puissance des règles à paramétrer pour optimiser l'automatisation de la saisie des écritures ;
• un gain de temps important sur la phase collecte et saisie des écritures, ce qui autorise à gérer plus de dossiers ou à réaliser de nouvelles missions.

Les nouvelles missions d’accompagnement des entreprises qu’autorise la dématérialisation des factures

Les économies de temps réalisées constituent des clés pour le cabinet où travaille Valérie afin de : 

• développer son activité, en accroissant le nombre de dossiers et de collaborateurs ;
• proposer de nouveaux services aux entreprises clientes, et donc de nouvelles missions aux collaborateurs, en dehors de la comptabilité.

Ainsi, Valérie peut désormais mettre régulièrement en place des situations comptables mensuelles pour des clients, ce qui auparavant s'avérait souvent impossible. En effet, la gestion des données au fil de l'eau fluidifie la sortie des résultats intermédiaires.  

3 - Les avantages majeurs persos et pros des logiciels de tenue comptable automatique

Après plusieurs années d’utilisation d’un logiciel de saisie comptable automatisée, Valérie apprécie encore plus son travail qu’auparavant. Elle parle de son métier comme d’une réelle passion.

Elle évoque aussi la désaffection des jeunes générations par rapport au travail en cabinet. Même si jamais elle ne reviendra à l’époque d’avant Dext, elle pense que le manque d’attractivité ne vient pas des outils. Les solutions logicielles et les technologies constituent évidemment un préalable pour les jeunes. Mais, cela n’explique pas tout. Valérie estime que les nouveaux diplômés en comptabilité viennent se constituer une première expérience, avant d’aller ailleurs pour faire autre chose.

Mettre la relation client et l’accompagnement des entreprises au cœur du métier de collaborateur grâce à Dext

L’avancée la plus importante que ressent Valérie avec le logiciel Dext, c’est le changement profond de ses relations avec ses clients, TPE et PME. Elle se déplace régulièrement dans les entreprises. Elle échange désormais avec ses interlocuteurs de façon proactive et positive, et pas uniquement pour des rappels ou des relances.

Ce qui la motive le plus, c’est ce qu’elle peut réaliser avec le temps gagné. Elle apporte de meilleurs conseils à ses clients en matière de pilotage quotidien, de gestion financière, de suivi de trésorerie, de tableaux de bord, etc.

Concilier passions hors travail et passion pour la comptabilité grâce à un logiciel de tenue comptable automatisée

Notre entretien s‘est déroulé début mai ! Pendant la période fiscale 2024 ! Cela n’a pas empêché Valérie de se rendre le mardi 14 mai à l’entraînement hebdomadaire de bowling. Depuis que la facturation de ses clients passe par le logiciel Dext, elle ne met plus entre parenthèses sa passion sportive pendant les longs mois de janvier à mai.

Elle peut désormais concilier la compta et le reste. L’utilisation de nouvelles technologies lui offre la possibilité de participer aussi à des dîners et sorties, le soir en semaine pendant la période fiscale. C’est une autre vie professionnelle... et personnelle !

Collaboratrice aguerrie en comptabilité, Valérie montre que des outils d’automatisation des écritures comme Dext se prennent simplement en main. Ces logiciels apportent un réel confort pratique aux utilisateurs. Pour le traitement de la facturation ou des données bancaires, ils aident à réduire la charge mentale. Ils rendent possible la conciliation entre l’établissement des comptes de nombreuses entreprises et les activités de la vie privée. Envie d’en découvrir davantage ? Téléchargez notre cas d’usage complet : “Comment Dext est devenu l’allié au quotidien des collaborateurs comptables”.