Exemple de facture d’acompte : notre modèle sur-mesure
Informations à retenir
Une facture d’acompte doit être émise lorsqu’un acompte est encaissé avant la livraison d’un bien ou la réalisation complète d’une prestation de services.
La facture d’acompte est une facture à part entière : elle doit comporter les mentions obligatoires et disposer d’un numéro unique respectant une séquence chronologique et continue.
L’encaissement d’un acompte peut rendre la TVA exigible à hauteur du montant perçu, pour les prestations de services comme pour certaines livraisons de biens.
La facture finale doit toujours tenir compte de l’acompte déjà versé afin de faire apparaître clairement le solde restant à payer.
Lorsqu’elle concerne une opération soumise à la facturation électronique, la facture d’acompte transite elle aussi par les Plateformes Agréées (PA) des entreprises concernées.
La facture d’acompte est un outil précieux : elle sécurise des paiements partiels avant la livraison finale d’un produit ou la réalisation complète d’un service. Plus de transparence, meilleur suivi de la trésorerie, respect des obligations fiscales : les avantages sont nombreux. Dans cet article, découvrez notre exemple d’une facture d’acompte à transmettre à vos clients, mais aussi nos meilleures pratiques de gestion pour maximiser son efficacité.
Définition d’une facture d’acompte
Une facture d’acompte est émise par un prestataire ou un vendeur lorsqu’un paiement partiel est effectué avant la livraison d'un produit ou la réalisation complète d'un service. La réception d’un acompte impose l'émission d'une facture, conformément à l'article 289 du Code général des impôts (CGI).
Cette obligation concerne également les micro-entrepreneurs. Des exceptions existent toutefois, notamment pour certains acomptes liés à des livraisons intracommunautaires de biens exonérées de TVA, dont les livraisons intracommunautaires de moyens de transport neufs.
Comment faire une facture avec acompte ?
Pour faire une facture avec acompte, suivez ces étapes simples :
- Créer la facture d'acompte initiale : indiquez clairement « Facture d'acompte » pour éviter toute confusion avec la facture finale. Attribuez-lui un numéro unique respectant la séquence chronologique et continue de votre facturation.
- Ajouter les informations de base : intégrez toutes les mentions obligatoires sur une facture, , notamment la date d’émission, le numéro de facture, l’identité et les coordonnées du vendeur et du client, les numéros d’identification applicables ainsi que les informations relatives à l’opération, à la TVA et au paiement. Dans le cadre de la facturation électronique, de nouvelles mentions sont également prévues, notamment le numéro SIREN du client et, lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation, l’adresse de livraison des biens.
- Calculer et indiquer le montant de l'acompte : spécifiez le montant de l’acompte demandé, souvent un pourcentage du montant total (par exemple 30 % ou 50 %). Indiquez clairement ce montant en valeur absolue, en précisant "Montant de l'acompte dû" pour que le client comprenne la somme à régler.
- Indiquer les conditions de paiement : précisez les modalités de paiement de l’acompte, comme le délai de paiement et les moyens acceptés (virement bancaire, chèque, etc.). Ajoutez vos coordonnées bancaires si le paiement se fait par virement.
- Envoyer la facture d'acompte : transmettez la facture au client selon le canal applicable. Pour les opérations entrant dans le champ de la facturation électronique, les factures électroniques transitent par les Plateformes Agréées (PA) choisies par les entreprises. En cas de non-paiement à l’échéance, vous pouvez engager une procédure de relance pour facture impayée.
- Émettre la facture finale : une fois la prestation réalisée ou le produit livré, émettez la facture finale. Celle-ci reprend le montant total de l’opération, fait référence à la facture d’acompte et déduit le montant déjà réglé afin de faire apparaître le solde restant à payer.
- Conserver la facture : comme les autres pièces comptables, les factures d’acompte doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. Cette conservation permet notamment d’assurer la traçabilité des transactions et de répondre aux obligations légales de l’entreprise.
Exemple d’une facture d’acompte : notre modèle
Voici un exemple de facture d’acompte que vous pouvez transmettre à vos clients afin qu’ils le personnalisent selon leurs besoins :
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Nom de l'entreprise Adresse de l'entreprise Code postal, Ville Téléphone / Email N° de SIRET / N° de TVA intracommunautaire Facture d’acompte N° : Numéro de facture Date d'émission : Date de création de la facture Client : Nom de l'entreprise ou du particulier Adresse du client Code postal, Ville N° de TVA (si applicable) FACTURE D’ACOMPTE N° |
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Description |
Quantité |
Prix unitaire HT |
Total HT |
Produit/service 1 |
Quantité 1 |
Prix unitaire 1 |
Total HT 1 |
Produit/service 2 |
Quantité 2 |
Prix unitaire 2 |
Total HT 2 |
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... |
... |
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Total HT : Total HT € TVA (taux %) : Montant de TVA € Total TTC : Total TTC € Montant de l'acompte exigé en euros (€) : Modalités et conditions de paiement : Date d’échéance : Signature de l'émetteur |
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Découvrez également un exemple de facture acquittée ou encore un exemple de facture proforma pour créer un portfolio de modèles à destination de vos clients.
Quand utiliser une facture d’acompte ?
Comprendre le moment à partir duquel la facture devient obligatoire est essentiel pour respecter les exigences légales dès le début de la relation commerciale. Ainsi, la facture d’acompte est utilisée dans les cas où un paiement partiel est requis avant la livraison du produit ou l'exécution complète du service.
Voici quelques exemples concrets :
- Prestations de service sur le long terme : dans des projets de services qui s'étendent sur plusieurs mois (par exemple, le conseil ou le développement logiciel), une facture d'acompte permet de sécuriser une partie du paiement dès le début du contrat.
- Commandes de produits personnalisés : lorsqu’un produit est fabriqué sur-mesure pour un client, une facture d’acompte peut être demandée pour couvrir les frais de production spécifiques.
- Travaux de rénovation ou de construction : dans le secteur du bâtiment, il est courant de facturer un acompte au démarrage des travaux. Le prestataire est alors en mesure d’acheter les matériaux nécessaires et de mobiliser ses équipes.
- Événements ou réservations de salles : les organisateurs d’événements, ainsi que les entreprises de location de salles, demandent souvent un acompte pour réserver une date ou un espace. Cela limite les pertes en cas d'annulation.
- Nouveaux clients ou clients avec solvabilité incertaine : pour les transactions avec de nouveaux clients ou ceux dont la solvabilité est incertaine, un acompte peut servir de garantie de paiement.
- Commandes importantes ou à gros volumes : lorsque le montant d'une commande est particulièrement élevé, il est courant de demander un acompte pour sécuriser le paiement.
Le rôle de la facture d’acompte en comptabilité
La facture d’acompte joue un rôle essentiel en comptabilité : elle vient documenter les paiements partiels reçus avant la livraison finale d’un produit ou la réalisation complète d’un service. En enregistrant officiellement cet acompte, l’entreprise peut suivre les entrées de trésorerie liées à des commandes en cours. La gestion de la liquidité et la planification financière sont ainsi simplifiées.
En matière de TVA, l’encaissement d’un acompte peut entraîner l’exigibilité de la TVA à hauteur du montant encaissé. Cette règle concerne les prestations de services mais également, depuis le 1er janvier 2023, les acomptes versés avant certaines livraisons de biens, lorsque les éléments de la future livraison sont suffisamment déterminés. Le traitement correct de l’acompte permet ainsi d’assurer la conformité des déclarations de TVA avant même la réalisation complète de l’opération.
Pour finir, sur le plan de la relation client, la facture d’acompte engage le client dans le processus de commande et clarifie les attentes financières dès le début. En percevant un paiement partiel et en le documentant via une facture, l’entreprise montre son professionnalisme et sa rigueur, tout en valorisant plus de transparence dans la transaction.
Facture d’acompte et facturation électronique : qu’est-ce qui change ?
La facture d’acompte est également concernée par la facturation électronique lorsqu’elle porte sur une opération entrant dans le champ de la réforme. Elle constitue un type de facture spécifique et transite par les Plateformes Agréées (PA) des entreprises concernées.
Lors de la réalisation de l’opération, la facture finale fait référence à la facture d’acompte et tient compte du montant déjà réglé afin de déterminer le solde restant à payer. La facture d’acompte suit ainsi le même circuit électronique que les autres factures concernées par la réforme.
Expert-comptable : quelques bonnes pratiques pour les factures avec des acomptes
En tant qu'expert-comptable, conseillez à vos clients d'identifier clairement leurs factures d'acompte et d'y faire figurer l'ensemble des mentions obligatoires. Veillez également au traitement correct de la TVA lors de l'encaissement et à la bonne déduction de l'acompte sur la facture finale. Enfin, recommandez l'utilisation d'un logiciel de facturation compatible avec la facturation électronique afin de faciliter l'émission des factures d'acompte, le suivi des paiements et la gestion de la facture finale.
Questions fréquentes
Comprendre la facture d’acompte
Une facture d’acompte est une facture émise lorsqu’un client verse une partie du montant d’une commande avant la livraison d’un bien ou la réalisation complète d’une prestation de services. Elle permet de formaliser le paiement anticipé et doit respecter les règles applicables aux factures.
Une facture d’acompte doit en principe être émise lorsqu’un acompte est encaissé avant la réalisation complète de l’opération. Elle peut notamment être utilisée pour des prestations longues, des travaux, des commandes importantes ou sur mesure et plus généralement lorsqu’une partie du paiement est demandée à l’avance.
La facture d’acompte porte sur une somme versée avant la réalisation complète de l’opération, tandis que la facture finale établit le montant total de la vente ou de la prestation. Cette dernière tient compte des acomptes déjà versés afin de déterminer le solde restant à payer.
Créer une facture d’acompte
Une facture d’acompte doit comporter les mentions obligatoires applicables aux factures, notamment sa date et son numéro, l’identité du vendeur et du client, les informations relatives à l’opération, les montants HT et TTC, le taux et le montant de TVA lorsqu’elle s’applique ainsi que les conditions de paiement.
La facture d’acompte doit disposer d’un numéro unique respectant la séquence chronologique et continue utilisée pour la facturation de l’entreprise. Elle ne doit donc pas être traitée comme un simple document intermédiaire sans numéro de facture.
L’acompte correspond généralement à une fraction du montant total de la commande, par exemple 30 % ou 50 %. La facture doit faire apparaître clairement le montant de l’acompte demandé ainsi que la TVA applicable lorsque l’opération y est soumise.
TVA et comptabilité
Oui, lorsque l’opération est soumise à la TVA. L’encaissement d’un acompte peut rendre la TVA exigible à hauteur du montant encaissé. Cette règle concerne les prestations de services mais également certaines livraisons de biens lorsque les conditions d’exigibilité sont réunies.
L’acompte reçu doit être enregistré en comptabilité afin de retracer le paiement effectué avant la réalisation complète de l’opération. Son traitement doit également tenir compte de la TVA éventuellement devenue exigible lors de l’encaissement. La facture finale permet ensuite de solder l’opération en intégrant l’acompte déjà versé.
Comme les autres pièces comptables, une facture d’acompte doit être conservée pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable auquel elle se rapporte.
Facture finale et acompte
La facture finale reprend le montant total de l’opération et tient compte du ou des acomptes déjà versés. Le montant correspondant est déduit afin de faire apparaître clairement le solde restant à payer par le client.
Oui. Une opération peut donner lieu à plusieurs acomptes lorsque les conditions commerciales le prévoient, notamment pour des projets longs ou réalisés en plusieurs étapes. Chaque acompte doit être correctement documenté afin de pouvoir être pris en compte lors de l’établissement de la facture finale.
Préparer la réforme de la facturation électronique
Les entreprises doivent choisir leur Plateforme Agréée, préparer leurs processus de facturation électronique, vérifier les informations publiées dans l'annuaire et s'assurer que leur organisation est prête à recevoir et émettre des factures électroniques.
Pas nécessairement. Les Plateformes Agréées consultent automatiquement l'annuaire pour déterminer où transmettre les factures électroniques. Une communication directe entre partenaires peut toutefois rester utile dans certaines situations particulières ou pendant la phase de transition.
Facture d’acompte et facturation électronique
Oui, lorsqu’elle porte sur une opération entrant dans le champ de la facturation électronique. La facture d’acompte constitue un type de facture prévu par le dispositif et suit le circuit de facturation électronique applicable à l’entreprise.
Pour les opérations soumises à la facturation électronique, la facture d’acompte transite par les Plateformes Agréées (PA) choisies par les entreprises concernées. L’envoi d’un simple PDF par e-mail ne constitue donc pas, dans ce cas, le circuit de transmission prévu par la réforme.
Accompte et gestion de l’entreprise
Demander un acompte permet notamment de sécuriser une partie du paiement avant la réalisation complète de la commande, de financer certains coûts engagés en amont et d’améliorer la visibilité sur la trésorerie. Cette pratique est particulièrement courante pour les prestations longues, les travaux ou les commandes sur mesure.
Oui. Un micro-entrepreneur peut demander un acompte à ses clients et doit établir une facture correspondante. La facture doit respecter les règles de facturation applicables à son activité, notamment les mentions obligatoires et, le cas échéant, les règles relatives à la TVA.
