Exemple de facture d’acompte : notre modèle sur-mesure

La facture d’acompte est un outil précieux : elle sécurise des paiements partiels avant la livraison finale d’un produit ou la réalisation complète d’un service. Plus de transparence, meilleur suivi de la trésorerie, respect des obligations fiscales : les avantages sont nombreux. Dans cet article, découvrez notre exemple d’une facture d’acompte à transmettre à vos clients, mais aussi nos meilleures pratiques de gestion pour maximiser son efficacité.

Définition d’une facture d’acompte

Une facture d’acompte est émise par un prestataire ou un vendeur lorsqu’un paiement partiel est effectué en avance, c’est-à-dire avant la livraison d'un produit ou la réalisation d'un service. La réception d’un acompte impose l'émission d'une facture, conformément à l'article 289 du Code général des impôts (CGI). 

Cette obligation s'applique, que vous soyez ou non assujetti à la TVA : elle concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. Cependant, l'article 298 sexies du CGI précise des exceptions, notamment pour les livraisons intracommunautaires de biens et les transactions impliquant des moyens de transport neufs.

Comment faire une facture avec acompte ?

Pour faire une facture avec acompte, suivez ces étapes simples :

• Créer la facture d'acompte initiale : indiquez clairement "Facture d'acompte" pour éviter toute confusion avec la facture finale. Assurez-vous d'y inclure un numéro unique, distinct de la facture définitive.
• Ajouter les informations de base : intégrez toutes les mentions obligatoires d’une facture, comme le nom de votre entreprise, coordonnées, numéro SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, ainsi que les informations du client (nom, adresse, numéro de TVA le cas échéant).
• Calculer et indiquer le montant de l'acompte : spécifiez le montant de l’acompte demandé, souvent un pourcentage du montant total (par exemple 30 % ou 50 %). Indiquez clairement ce montant en valeur absolue, en précisant "Montant de l'acompte dû" pour que le client comprenne la somme à régler.
• Indiquer les conditions de paiement : précisez les modalités de paiement de l’acompte, comme le délai de paiement et les moyens acceptés (virement bancaire, chèque, etc.). Ajoutez vos coordonnées bancaires si le paiement se fait par virement.
• Envoyer la facture d'acompte : transmettez cette facture d'acompte au client par mail ou autre moyen convenu. En cas de non-paiement, vous devrez envoyer une relance d’une facture impayée.
• Émettre la facture finale : une fois l'acompte reçu et la prestation réalisée ou le produit livré, émettez la facture finale. Cette dernière doit inclure le montant total de la commande et préciser l’acompte déjà réglé, en déduisant la somme déjà perçue pour afficher le solde dû.
• Conserver la facture : il est essentiel de garder les factures dans le temps pour assurer la traçabilité des transactions et répondre aux obligations légales en cas de contrôle fiscal. Pour les factures d’acompte, c’est 10 ans.

Exemple d’une facture d’acompte : notre modèle

Voici un exemple d’une facture d’acompte que vous pouvez transmettre à vos clients pour qu’il le personnalise ensuite selon leurs besoins :

Découvrez également un exemple d’une facture acquittée ou encore un exemple de facture proforma pour créer un portfolio de modèles à destination de vos clients.

Quand utiliser une facture d’acompte ?

Comprendre le moment à partir duquel la facture devient obligatoire est essentiel pour respecter les exigences légales dès le début de la relation commerciale. Ainsi, la facture d’acompte est utilisée dans les cas où un paiement partiel est requis avant la livraison du produit ou l'exécution complète du service. 

Voici quelques exemples concrets : 

• Prestations de service sur le long terme : dans des projets de services qui s'étendent sur plusieurs mois (par exemple, le conseil ou le développement logiciel), une facture d'acompte permet de sécuriser une partie du paiement dès le début du contrat.
• Commandes de produits personnalisés : lorsqu’un produit est fabriqué sur-mesure pour un client, une facture d’acompte peut être demandée pour couvrir les frais de production spécifiques.
• Travaux de rénovation ou de construction : dans le secteur du bâtiment, il est courant de facturer un acompte au démarrage des travaux. Le prestataire est alors en mesure d’acheter les matériaux nécessaires et de mobiliser ses équipes.
• Événements ou réservations de salles : les organisateurs d’événements, ainsi que les entreprises de location de salles, demandent souvent un acompte pour réserver une date ou un espace. Cela limite les pertes en cas d'annulation.
• Nouveaux clients ou clients avec solvabilité incertaine : pour les transactions avec de nouveaux clients ou ceux dont la solvabilité est incertaine, un acompte peut servir de garantie de paiement.
• Commandes importantes ou à gros volumes : lorsque le montant d'une commande est particulièrement élevé, il est courant de demander un acompte pour sécuriser le paiement. 

Le rôle de la facture d’acompte en comptabilité

La facture d’acompte joue un rôle essentiel en comptabilité : elle vient documenter les paiements partiels reçus avant la livraison finale d’un produit ou la réalisation complète d’un service. En enregistrant officiellement cet acompte, l’entreprise peut suivre les entrées de trésorerie liées à des commandes en cours. La gestion de la liquidité et la planification financière sont ainsi simplifiées. 

En matière de TVA, la facture d’acompte permet de déclarer la TVA collectée dès la réception du paiement, conformément aux réglementations fiscales. Ce suivi est important, car il assure la conformité avec les obligations de TVA et évite les erreurs lors des déclarations fiscales. À noter que la TVA est calculée sur l’acompte reçu et doit être reversée à l’administration fiscale au moment de l’encaissement, même si la prestation finale n’est pas encore réalisée !

Pour finir, sur le plan de la relation client, la facture d’acompte engage le client dans le processus de commande et clarifie les attentes financières dès le début. En percevant un paiement partiel et en le documentant via une facture, l’entreprise montre son professionnalisme et sa rigueur, tout en valorisant plus de transparence dans la transaction.

Expert-comptable : quelques bonnes pratiques pour les factures avec des acomptes

En tant qu'expert-comptable, conseillez à vos clients de mentionner clairement "Facture d'acompte" pour distinguer ces factures de la facture finale. Assurez-vous d’inclure toutes les informations clés : montant total de la commande, pourcentage d’acompte, date de paiement prévue et modalités de règlement. Enregistrez l'acompte en comptabilité dès réception et calculez la TVA correspondante pour respecter les obligations fiscales. Enfin, recommandez d'utiliser un logiciel de facturation qui facilite le suivi des paiements et l’émission de la facture finale.