Exemple de facture acquittée : notre modèle sur-mesure

Une facture acquittée devient bien plus qu'un simple document de paiement pour les experts-comptables : elle constitue une preuve solide, un moyen de prévention des litiges et un atout dans la gestion de trésorerie. Professionnels du chiffre : découvrez notre exemple de facture acquittée à transmettre à vos clients, ainsi que nos meilleures pratiques de gestion pour leur garantir une protection optimale.

Définition d'une facture acquittée

Une facture acquittée est celle qui a été entièrement payée par le client. Cette facture (bien que non obligatoire) constitue un document comptable essentiel pour les transactions de biens ou services. Elle sert notamment de preuve de paiement en cas de litige judiciaire concernant une créance.

En plus de sa valeur juridique confirmée pour le fournisseur, la conservation de cette facture est primordiale. L'article 1353 du Code civil stipule d’ailleurs : “Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation”. Pour le fournisseur, elle représente donc aussi un outil clé pour la gestion de la trésorerie, puisqu’elle permet de vérifier rapidement si les factures ont été réglées à temps par les clients pour éviter au maximum les relances de factures impayées.

Comment faire une facture acquittée ?

Pour faire une facture acquittée, il suffit de suivre quelques étapes simples : 

1. Émettre la facture initiale : commencez par établir une facture classique. Détaillez toutes les mentions obligatoires d’une facture acquittée, c’est-à-dire le produit ou service vendu, le montant total, la date d’émission et les coordonnées du client et de l’entreprise. Veillez à inclure les conditions de paiement et tout autre élément requis par la loi (comme le numéro de facture, le numéro de TVA, etc.).
2. Vérifier le paiement intégral de la facture : une facture ne peut être acquittée que lorsque le client a réglé la totalité du montant dû. Assurez-vous de recevoir et de vérifier le paiement avant de passer à l’étape suivante.
3. Ajouter la mention “acquittée” : une fois le paiement reçu, éditez la facture initiale pour y ajouter la mention "Facture acquittée" ou simplement "Acquittée". Cette mention doit être clairement visible, généralement en haut de la facture ou près du montant total.
4. Indiquer la date de paiement : ajoutez la date à laquelle le paiement a été reçu puisqu’elle sert de preuve pour démontrer le règlement effectif de la facture.
5. Transmettre la facture acquittée au client : envoyez une copie de la facture acquittée au client pour ses propres archives pour qu’il obtienne une preuve de paiement.
6. Conserver la facture : comme pour une facture classique, vous devrez la conserver pendant 10 ans à partir de la date de clôture comptable, ou 3 ans pour les documents électroniques. Il est obligatoire de garder les factures dans le temps, sous peine de sanctions en cas de contrôle fiscal.

Bon à savoir :

Il est important de comprendre le moment à partir duquel la facture devient obligatoire, notamment pour garantir la conformité des transactions dès le début de la relation commerciale.

Qui peut acquitter une facture ?

Il revient au vendeur ou au fournisseur de marquer une facture comme acquittée pour ses clients. Il est essentiel que cela soit fait dans un délai de paiement approprié, soit dès que le paiement intégral est reçu. C’est essentiel pour les paiements en espèces, où il peut être difficile de fournir des preuves traditionnelles comme une copie du relevé bancaire.

Cette pratique assure la conservation d'une preuve juridique solide, utilisable devant un tribunal en cas de conflit avec un client. En raison de son importance, l'acheteur peut aussi souhaiter obtenir une copie de la facture acquittée. Bien que le fournisseur ne soit pas tenu de l'envoyer de sa propre initiative, l'acheteur peut en faire la demande pour assurer sa propre protection. Cette démarche renforce la confiance des deux parties dans la relation commerciale.

Dans de rares cas, le client peut aussi indiquer lui-même qu'une facture a été payée, mais doit alors fournir les informations légales requises ainsi qu'une copie du relevé bancaire comme preuve.

Exemple de facture acquittée : notre modèle

Voici un modèle de facture acquittée que vous pouvez transmettre à vos clients pour qu’il le personnalise ensuite selon leurs besoins :

Découvrez également un exemple de facture d'acompte ou encore un exemple de facture proforma pour créer un portfolio de modèles à destination de vos clients.

Le rôle de la facture mention acquittée en cas de litiges

Une facture portant la mention "acquittée" représente une preuve indiscutable que le montant dû a été entièrement réglé, ce qui peut être déterminant dans des situations de contentieux. On l’utilise notamment comme : 

• Preuve de paiement : la mention "acquittée" atteste que le paiement a bien été effectué, et à la date indiquée. En cas de contestation de créance ou de réclamation ultérieure, cette facture permet de prouver que le vendeur a bien reçu le montant intégral convenu, et qu'aucun solde ne reste dû par le client. 
• Valeur juridique devant les tribunaux : en droit, la facture acquittée a une valeur probante, surtout lorsque d'autres preuves de paiement sont difficiles à fournir (par exemple pour des paiements en espèces). En cas de procédure judiciaire, le juge peut considérer la facture acquittée comme une preuve suffisante de règlement.
• Réduction des risques de double facturation : en apposant la mention "acquittée", le fournisseur peut éviter des erreurs ou des tentatives de double facturation. Le client peut se prémunir contre des réclamations de paiement injustifiées, ce qui garantit la transparence et la clarté des transactions.
• Meilleure relation commerciale : la remise d'une facture acquittée, en tant que document officiel, renforce la confiance entre les parties. En effet, elle valide que la transaction a été clôturée de manière formelle et transparente. Cette confiance mutuelle peut jouer en faveur des deux parties en cas de litige potentiel, car elle démontre une volonté d’effectuer des transactions en toute bonne foi.

Les meilleures pratiques pour gérer les factures acquittées

Pour les experts-comptables, une gestion efficace des factures acquittées est essentielle pour assurer une comptabilité précise, un suivi rigoureux des paiements et une protection en cas de litiges. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel de facturation vient automatiser le suivi des paiements, avec la mention "acquittée" ajoutée dès réception du règlement. Cette automatisation réduit les erreurs humaines : vous avez la garantie que les factures sont conformes et correctement enregistrées !

Organiser les factures acquittées par date ou par client permet également de retrouver rapidement un document en cas de besoin. Ce classement logique (soit chronologique, soit alphabétique) facilite alors les recherches. Autres pratiques indispensables à cette gestion structurée des documents : la numérisation et la sauvegarde des factures acquittées. En effet, conserver des copies numériques dans un espace de stockage conforme aux normes de sécurité (par exemple un cloud) protège les documents contre les pertes et les détériorations tout en offrant un accès rapide et à distance.

N’hésitez pas également à proposer des bilans périodiques des factures acquittées à vos clients, en particulier pour ceux ayant un grand volume de transactions : ils pourront ainsi suivre leur trésorerie et détecter d'éventuelles incohérences par eux-mêmes.