Exemple de facture proforma : notre modèle sur-mesure

La facture proforma est bien plus qu’un simple document informatif : elle joue un rôle stratégique. Souvent utilisée pour formaliser une offre avant la signature définitive, c’est un atout pour anticiper, sécuriser et simplifier la gestion des transactions commerciales. Professionnels du chiffre : découvrez notre exemple de facture proforma à transmettre à vos clients, ainsi que nos meilleures pratiques de gestion.

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Une facture proforma est un document préliminaire qui présente les détails d'une transaction, mais qui n’a pas de valeur comptable ou fiscale. Contrairement à une facture classique, elle ne demande pas de paiement immédiat et n’engage pas les parties de manière définitive. 

La facture proforma est souvent utilisée pour fournir un aperçu des coûts, des quantités et des conditions de vente avant la confirmation d'une commande ou d'un contrat. Elle sert principalement à informer le client et facilite également certaines démarches administratives, comme des demandes de financement, de douanes ou d’approbation budgétaire.

Comment faire une facture proforma ?

Pour faire une facture proforma, suivez ces étapes simples :

• Utiliser un en-tête clair : indiquez clairement "Facture Proforma" en haut du document pour éviter toute confusion avec une facture définitive. Cette mention signale aux parties prenantes qu’il s’agit d’un devis détaillé sans obligation de paiement immédiate.
• Renseigner les informations de l'entreprise et du client : ajoutez les informations de votre entreprise et de votre client (nom, adresse, numéro de téléphone, email, numéros de SIRET et de TVA). Ce sont toutes les mentions obligatoires d’une facture concernant les parties impliquées.
• Numéroter la facture proforma : même si ce n’est pas une facture finale, il est recommandé d’attribuer un numéro unique pour faciliter le suivi et la référence ultérieure. Vous pouvez utiliser un format distinct des factures définitives pour les différencier.
• Indiquer les modalités de paiement et conditions : précisez les conditions de paiement (par exemple, paiement à 30 jours, escompte pour paiement anticipé, etc.), les délais, et toute autre condition liée à la transaction. Vous clarifiez ainsi les attentes et réduisez les risques d’ambiguïté.
• Mentionner la durée de validité de la proforma : ajoutez une date de validité, par exemple 30 jours. Ce point informe le client que les prix et conditions spécifiés sont limités dans le temps et pourraient changer après cette période.
• Transmettre la facture proforma au client : envoyez la facture proforma au client par mail ou autre moyen convenu. Il peut alors vérifier les termes avant de confirmer la commande.

Quelle différence entre facture proforma et facture traditionnelle ?

La facture proforma n’est pas obligatoire et sert essentiellement de devis sous forme de facture. Par contre, à la différence d'un simple devis, une facture proforma peut également servir de justificatif pour des dépenses ou des investissements. Quant à la facture classique, c’est un document officiel qui constate la vente ou la prestation effectuée : elle engage juridiquement l’acheteur à effectuer le paiement selon les modalités convenues.

Sur le plan comptable et fiscal, la facture proforma ne peut pas être utilisée pour déclarer des revenus ni pour récupérer la TVA. Elle ne déclenche aucune obligation de paiement immédiat. En revanche, la facture officielle a une valeur comptable et fiscale. Elle doit être intégrée aux comptes de l’entreprise et est utilisée dans le calcul des revenus imposables et pour la déclaration de TVA.

Il faut également garder les factures dans le temps, ce qui n’est pas le cas des factures proforma : vous n’avez aucune obligation d’archivage ou de stockage. 

Quand utiliser une facture de type proforma ?

La facture proforma, bien qu'elle ne soit pas obligatoire, trouve son utilité dans plusieurs scénarios :

• appuyer une demande de crédit pour des travaux ou une subvention pour un projet associatif auprès des banques ou autres institutions, en s'assurant que l'acheteur dispose des moyens nécessaires avant de s'engager ;
• obtenir les autorisations douanières pour l'import-export de marchandises, ou pour documenter la valeur déclarée de produits offerts, comme des échantillons ;
• proposer un paiement anticipé tout en offrant un escompte, particulièrement avec de nouveaux clients ou en cas de doutes sur la solvabilité de l'acheteur ;
• simplifier les partenariats BtoB, en donnant une forme officielle et valorisante aux échanges ;
• justifier une exemption de TVA auprès des autorités fiscales.

Dès que l’offre est acceptée, c’est le moment où la facture devient obligatoire pour donner une valeur légale à la transaction.

Exemple de facture proforma : notre modèle

Voici un exemple de facture proforma que vous pouvez transmettre à vos clients pour qu’il le personnalise ensuite selon leurs besoins :

Découvrez également un exemple de facture d'acompte ou encore un exemple d’une facture acquittée pour créer un portfolio de modèles à destination de vos clients.

Le rôle de la facture mention proforma en comptabilité

En tant qu'expert-comptable, la facture proforma joue un rôle important pour vous et vos clients, notamment pour la gestion et la transparence des transactions commerciales. En effet, bien que la facture proforma n’ait pas de valeur comptable ou fiscale, elle reste un document essentiel pour formaliser une proposition de vente ou de prestation avant l’engagement définitif.

Elle peut notamment aider les clients à anticiper leurs engagements financiers et à mieux gérer leur trésorerie. En ayant une vision claire des coûts futurs, ils sont en mesure d’évaluer leur capacité financière avant de s’engager formellement. La facture proforma est aussi souvent demandée pour justifier des demandes de crédit auprès des banques ou pour obtenir des subventions dans des projets spécifiques. 

En établissant une facture proforma avec des modalités de paiement anticipé ou des escomptes, vos clients peuvent réduire le risque de créances impayées (et donc le coût de chaque relance d’une facture impayée !), surtout avec de nouveaux partenaires commerciaux ou des clients dont la solvabilité est incertaine. Le délai de paiement exigé sera plus facilement respecté.

Enfin, puisqu’elle prend la forme d’un accord clair sur les quantités, les prix et les délais (le tout avant l’émission de la facture définitive), la facture proforma garantit que toutes les parties sont alignées sur les termes de la transaction. 

Expert-comptable : quelques bonnes pratiques pour les factures pro-forma

En tant qu’expert-comptable, adoptez de bonnes pratiques pour les factures proforma afin de structurer efficacement les transactions. Utilisez un logiciel de facturation pour créer, suivre et archiver ces documents distinctement des factures classiques. Mentionnez clairement « Facture Proforma » pour éviter toute confusion avec une facture définitive, et attribuez un numéro unique pour faciliter le suivi. 

Assurez-vous également d’inclure les informations essentielles (détails des produits, conditions de paiement, durée de validité) afin que le client dispose d’un aperçu complet avant l’engagement final. Ces pratiques garantissent la clarté et renforcent la transparence, pour une gestion comptable précise et professionnelle !