Comment adopter un nouveau logiciel en cabinet comptable dès la rentrée ?

La fin de l’été signifie aussi la rentrée pour les cabinets d’expertise comptable. Elle apporte son lot de nouveautés aux collaborateurs, tout comme l’écolier qui découvre sa nouvelle classe, ses livres, etc. équipé d’un cartable flambant neuf. C’est le moment idéal, avant le rush de fin d’année et la période fiscale, pour implémenter un nouveau logiciel. Cet article vous rappelle l’importance d’accélérer la transformation digitale dans votre organisation et chez vos clients, avant l’arrivée en 2026 de la facture électronique obligatoire.

1 - Nouveau logiciel en cabinet : un moyen d’accélérer la transformation digitale

Après la pause bien méritée, tout le monde retrouve le chemin de l’école. C’est probablement le meilleur moment pour envisager de la nouveauté en termes d’outils comptables. Reposés, les collaborateurs sont motivés et prêts à adopter des logiciels qui révolutionnent le travail et la relation avec les clients.

1.1 - Le train de la transformation digitale c’est au plus tard en 2025

Vous le savez bien. Tous vos clients devront adopter le format électronique pour les factures en réception dès septembre 2026. Même si la plupart d’entre eux pourront attendre septembre 2027 pour la facturation électronique client, cette première étape, côté fournisseurs, arrivera donc obligatoirement d’ici deux ans.

Le management du changement prend du temps, dans vos cabinets, et encore plus chez vos clients. En organisant le remplacement de logiciels pour la comptabilité ainsi que pour la gestion pré-comptable fin 2024, vous disposez de temps pour le roder. Vous pourrez ainsi monter en puissance sereinement courant 2025, sans vivre le stress des derniers mois.

1.2 - Des logiciels nouveaux : le cartable dernier cri des collaborateurs pour la rentrée

La rentrée ce n’est pas que pour les écoliers ! De nombreux cabinets d’expertise comptable ont fermé en août après un premier semestre souvent intense, avec la période fiscale et son lot de stress et de surcharge. En envisageant des changements de logiciels au cabinet, la reprise du travail à l’issue des congés revêt un goût inédit. Les collaborateurs frais et dispos, sont motivés pour adopter de nouveaux outils comptables, notamment la tenue automatique des écritures.

C’est la meilleure période pour structurer le projet, bâtir l’équipe, choisir le logiciel et le déployer sereinement. Ainsi, vous serez au point en matière d’automatisation comptable avant le rush de fin d’année. Les clients auront pu alimenter une plateforme dématérialisée avec leurs factures et justificatifs. Vous aurez déjà gagné du temps avant fin 2024, ce qui va soulager la prochaine période fiscale.

2 - Les clés pour réussir la mise en place d’un logiciel côté expert-comptable et côté clients

Quelles que soient les applications informatiques retenues, l’adoption d’une nouvelle solution de production comptable comme de pré-comptabilité constitue un projet à part entière. Il ne s’agit pas ici de télécharger un outil en ligne ou la version gratuite d’un logiciel de démo. Même, si effectivement réaliser des essais des logiciels envisagés reste recommandé !

2.1 - Importance du mode projet : information et formation des utilisateurs

Désormais, de tels programmes informatiques demandent rarement l’installation d’une licence sur l’ordinateur ou le serveur de l’entreprise. Pour autant, le choix d’une application en ligne, souvent en mode SaaS, exige les mêmes précautions. En effet, tous les processus autour de l’automatisation de la comptabilité entraînent des changements organisationnels lourds. Mieux vaut s'attarder en amont de la mise en service pour expliquer le projet et assurer la formation minimale des clients et des collaborateurs.

2.2 - Définir le plan d’action du cabinet

Ajouter un nouveau logiciel à votre équipement informatique existant (voire tout changer) suppose de l’organisation. Nous recommandons le plan d’action suivant :

• évaluation des besoins du cabinet et des clients, au regard de la stratégie choisie pour le futur et en fonction des applications existantes ;
• analyse de l’offre de logiciels du marché et interrogation de confrères sur la solution qu’ils ont retenue ainsi que le processus de déploiement ;
• liste de points clés et de questions de fond à poser à chaque éditeur de logiciel contacté ;
• établissement de la short-list d’outils retenus afin de réaliser un essai et une évaluation ;
• choix du nouveau logiciel et mise en place effective, selon le calendrier défini.

2.3 - Gestion du déploiement d’un nouveau système informatique : vendre les objectifs

Pour s’assurer du succès d’un nouveau logiciel, rien de mieux que d’expliquer le choix opéré et les avantages que les utilisateurs doivent en retirer au quotidien. Plus l’équipe connaît les objectifs, plus c’est simple de mener le plan d’action.

Si vous adoptez l’application Dext, vous pouvez démarrer la communication en exposant les données de notre Récap’ 2024. C’est une manière visuelle de démontrer les atouts pratiques de la solution déjà installée chez plus de 135 000 utilisateurs.

2.4 - Bien choisir les collaborateurs et les clients pour démarrer la bascule informatique

En nommant un référent digital au sein du cabinet, vous disposez d’une ressource, même à temps partiel, qui se consacre pleinement au projet. Cette personne accompagne les membres du cabinet, voire les clients, dans la prise en main de l’outil. Elle sert d’interface avec l’éditeur du logiciel. Le référent digital coordonne les essais et les tests. Il mesure les progrès accomplis dans la digitalisation du cabinet.

Pour le maximum de réussite, le référent digital choisit les membres de l’équipe projet avec soin. Il fait de même pour les premiers dossiers clients à basculer sous le nouveau logiciel. Par exemple, il privilégie les salariés ouverts au changement et à l’aise avec l'exploitation de données ou de fichiers dématérialisés. Mieux vaut aussi démarrer les processus de digitalisation dans des entreprises intéressées par les nouvelles technologies.

2.5 - La force de la communication avec les utilisateurs autour des succès mesurés

Pour pouvoir mesurer les progrès phase par phase, fixez à l’avance des objectifs réalistes et motivants pour chaque étape. Mener ainsi le projet d’implémentation du nouveau système, avec les collaborateurs comme les clients, revient à adopter la conduite du changement agile. C’est aussi la méthode dite des petits pas.

Ce type de déploiement d’un nouveau logiciel exige de communiquer en permanence sur l’avancement du projet. En mettant en avant les petits succès obtenus, vous démontrez aux équipes que cela fonctionne. Vous les motivez pour avancer dans la dématérialisation.

Adopter un nouveau logiciel demande un peu de temps. Mieux vaut donc lancer un projet de ce type en amont des périodes fiscales. La rentrée représente un moment propice. La disponibilité mentale est la meilleure. Pour compléter votre réflexion, nous vous recommandons de télécharger notre guide sur le choix d’un logiciel de comptabilité.