En cette période compliquée, pas facile d’être en télétravail forcé du jour au lendemain, de devoir s’organiser, manager ses équipes, et tout cela à distance !
Et en période fiscale, d’ordinaire déjà surchargée, c’est un challenge supplémentaire.
Chez Receipt Bank, nous pratiquons le télétravail de manière régulière depuis de nombreuses années. Nous souhaitions partager avec vous nos conseils sur les techniques que nous avons mises en place pour rester le plus efficace possible en travaillant depuis chez nous.
Conseil n°1 : Se mettre en conditions de travail
Lorsqu’on travaille depuis chez soi, il n’est pas facile d’échapper à toutes les tentations présentes et de rester concentré toute la journée.
Notre conseil : isolez-vous dans une pièce, ou réservez un endroit qui vous permet d’être au calme et loin de toute source de distraction. Évitez de travailler en pyjama depuis votre lit ou votre canapé pour être dans une ambiance de travail propice à la concentration !
Conseil n°2 : Organiser sa journée
Pour travailler efficacement, il est important de prendre du temps chaque jour (en début ou en fin de journée par exemple) pour s’organiser et gérer ses priorités.
En listant les tâches que vous souhaitez réaliser par jour, vous saurez exactement sur quoi vous concentrer et vous serez plus efficace.
Chez Receipt Bank, nous programmons une réunion de 15mn tous les matins, pour garder le contact entre équipes. Nous partageons nos tâches et priorités de la journées, mais nous échangeons également sur nos difficultés si besoin.
Conseil n°3 : Utiliser les bons outils
Avoir et utiliser les bons outils est fondamental pour gagner du temps, et c’est encore plus vrai à distance. De manière général, tout outil connecté permet de mieux gérer et organiser son travail et ses équipes.
Du côté Receipt Bank, nous utilisons Slack, système de messagerie d’équipe, pour être connecté en permanence avec nos collègues. Pour nos réunions internes et externes, nous fonctionnons avec la plateforme Zoom. Elle peut être pour vous une opportunité supplémentaire de garder le lien avec vos clients, lors d’un rendez-vous bilan à distance par exemple.
La Suite Google est également très utile pour collaborer et échanger sur un même document en live. On évite ainsi les dizaines de versions différentes.
En ce qui concerne les outils plus spécifiques au coeur de métier d’expert-comptable, Receipt Bank vous propose une solution pour simplifier la récolte des factures d’achat et notes de frais de vos clients à distance. Avec nos différentes méthodes d’envoi, vos client vous transmettent leurs pièces sans se déplacer, via un email dédié, une application mobile, Dropbox, … Leurs pièces arrivent simplement, rangées et triées dans une boîte de réception unique à chaque client.
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Conseil n° 4 : Bien communiquer
Le télétravail sur plusieurs jours peut créer des tensions liées parfois à la distance ou à de mauvaises interprétations de propos écrits. Il est alors important de bien communiquer avec son manager et ses collègues, et privilégier les communications orales pour échanger sur les difficultés.
Chez Receipt Bank, nous travaillons beaucoup en collaboration avec nos équipes à l’international. Nous sommes régulièrement confrontés à des situations de communication compliquées, dues à la différence de langue. Nous privilégions quand c’est possible, des échanges à l’oral plutôt qu’à l’écrit pour éviter le risque de mauvaise interprétation.
Conseil n°5 : Faire des pauses
Pour rester efficace et concentré toute une journée, il est essentiel de segmenter ses tâches et faire des pauses. En télétravail, il est assez facile de se laisser déborder et de ne pas réussir à créer de limites.
Il est alors important de se fixer des horaires de travail et faire des pauses régulièrement.
De notre côté, nous avons mis en place des pauses cafés virtuelles pour garder le lien avec nos collègues préférés même à distance !
Prenez bien soin de vous, et bon courage !