Comment avancer des frais professionnels ?

En fonction de l’activité de votre entreprise, il n’est pas rare que certains de vos salariés en déplacement soient amenés à réaliser des dépenses dans le cadre de leur travail. Bien que ces frais soient engagés au nom de la société, ce sont les salariés qui les prennent à leur charge dans un premier temps.

Si la situation permet de travailler efficacement, la chose devient problématique lorsque la société prend plusieurs semaines pour procéder au remboursement des frais engagés par le salarié. Afin d’éviter que cette situation ne compromette les finances du salarié, il est possible de procéder à des avances sur frais professionnels.

Cette solution permet de régler bien des soucis, mais le concept souffre également de certaines limites, notamment en ce qui concerne la comptabilité de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une avance sur frais professionnel ?

Les frais professionnels sont des dépenses qui sont réalisées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Il est important de savoir que lorsque les salariés doivent effectuer des dépenses pour le compte de votre entreprise, vous devez les rembourser.

Lorsque ces dépenses sont peu importantes et ponctuelles, le salarié peut se permettre de payer avant de se faire rembourser. En revanche, si les dépenses sont nombreuses, récurrentes et disproportionnées, il devient judicieux de mettre en place un système d’avance sur frais.

Le principal avantage est que ce système permet à vos salariés de se faire rembourser, ce qui leur évite d’avoir à prendre un crédit rapide en ligne pour subvenir à leurs besoins.

Quels sont les différents types d’avance sur frais ?

Avant de mettre en place un système d’avance sur frais, il convient d’estimer avec précision les dépenses qui seront engagées. L’entreprise doit essayer de s’assurer s’il s’agit de frais récurrents ou de frais temporaires. En fonction de ces informations, il est possible de choisir parmi les deux types d’avance sur frais.

L’avance permanente

L’avance permanente est la solution la plus adaptée pour prendre en charge les problèmes des dépenses récurrentes. Ce type d’avance est très utile pour les commerciaux qui sont constamment en déplacement.

Le principe de l’avance permanente consiste à définir un montant fixe qui est attribué au salarié chaque mois en plus de son salaire. L’avance sur salaire est négociée lors de l’embauche et elle reste applicable durant la durée du contrat à moins que celui-ci ne soit modifié.

Dans le cas où les dépenses effectuées par le salarié dépassent le montant de l’avance versée, le salarié a la possibilité de remplir une note de frais afin de se faire rembourser.

L’avance ponctuelle

L’avance ponctuelle est une solution qui est utilisée afin de répondre à des dépenses passagères qui interviennent dans le cadre d’une mission temporaire comme un déplacement à l’étranger. Le versement de l’avance s’effectue par virement bancaire sur le compte personnel du salarié après que celui-ci ait réalisé une estimation des dépenses qu’il sera amené à effectuer.

La procédure est très rapide et évite au salarié de souscrire à un micro crédit express 24h pour régler ses notes de frais en urgence.

Une fois qu’il est de retour de sa mission, le salarié doit remplir une note de frais avec tous les justificatifs nécessaires. Si le montant global dépasse le montant de l’avance qui a été versé initialement, un complément est versé au salarié pour couvrir l’intégralité des frais.

Avances sur frais, quels avantages ? 

Les avances sur frais présentent plusieurs avantages pour les entreprises et leurs collaborateurs. En effet, elles facilitent la gestion des dépenses professionnelles engagées par les collaborateurs lors de leurs déplacements ou dans le cadre de leurs missions.

Ces avances permettent aux professionnels d'avoir accès à une somme d'argent pour couvrir leurs frais de déplacement, d'hébergement, de repas et autres dépenses liées à leur activité professionnelle.

Pour les entreprises, les avances sur frais contribuent aussi à une meilleure gestion de la trésorerie. Plutôt que de devoir avancer eux-mêmes les fonds nécessaires aux déplacements de leurs employés, elles peuvent simplement leur fournir des avances. Cela permet d’éviter de mobiliser des ressources financières supplémentaires.

De plus, cela simplifie la comptabilisation des dépenses professionnelles, puisque les frais sont avancés de manière structurée et documentée (avec prise en charge de la TVA automatiquement).

Du côté des collaborateurs, les avances sur frais offrent un moyen pratique et sécurisé de régler leurs dépenses professionnelles. Ils n'ont pas besoin de mobiliser leur propre trésorerie pour payer leurs frais de déplacement ou de mission : cela facilite leur organisation et leur permet de se concentrer sur leurs tâches professionnelles.

De plus, les avances sur frais sont souvent intégrées à des cartes bancaires professionnelles, offrant ainsi une solution pratique et sécurisée pour effectuer les paiements nécessaires lors des déplacements.

Ainsi, les avances sur frais présentent des avantages significatifs tant pour les entreprises que pour leurs collaborateurs. Elles contribuent à une meilleure gestion des dépenses professionnelles, simplifient les procédures de remboursement et offrent une solution pratique et sécurisée pour régler les frais liés aux déplacements et missions professionnelles.

Quels sont les inconvénients des avances de frais ?

S’il est vrai que le système d’avance de frais est intéressant, la mise en pratique est relativement douloureuse, du point de vue de l’exercice comptable en tout cas (surtout au moment de la clôture comptable !). En effet, ce système nécessite avant tout d’estimer les dépenses des collaborateurs.

Ensuite, le traitement des notes de frais est considérablement fastidieux quand on sait qu’il faut vérifier toutes les informations fournies par le salarié ainsi que les justificatifs. Il faut ensuite calculer la différence entre le montant de l’avance et les frais qui ont été réellement dépensés.

Cela représente une charge de travail supplémentaire en période fiscale, qui peut avoir un impact important sur le travail déjà très complexe du service comptable. Heureusement, il existe quelques solutions comme Dext. Cet outil est très utile puisqu’il permet d’automatiser la collecte des factures et la conversion des données en écriture comptable. 

Cette solution assure toutes les missions de l'expert-comptable et permet de réduire considérablement le délai de traitement des notes de frais, ce qui est plus qu’appréciable. Ainsi, votre gain de temps et donc de productivité compense largement l’honoraire comptable. 

Outre cette solution, il est possible d’avoir recours à des cartes bancaires prépayées. Ces cartes sont reliées à des comptes professionnels et elles sont entièrement paramétrables par les référents depuis une application dédiée. Grâce à ce système, le collaborateur est en mesure de régler ses achats simplement tandis que le référent est notifié en temps réel de la dépense qu’il peut accepter ou refuser en un clic.
La gestion de la comptabilité est également simplifiée puisque le collaborateur peut joindre un justificatif à sa demande en prenant une simple photo depuis son smartphone. Tout est ainsi classé dans l’application et ces informations peuvent être transférées facilement vers un logiciel de comptabilité pour entreprise.