Conduire le changement au sein des cabinets d’expertise comptable pour améliorer la productivité et mieux répondre aux besoins des clients est devenu indispensable.
Mais pas n’importe comment car l’accompagnement du changement est aussi important que son pilotage. Communiquer, former et coacher ne suffit plus pour amener les collaborateurs à embrasser le changement.
Pire, un accompagnement inapproprié ou un manque d’accompagnement désorganise le cabinet. Il provoque des dysfonctionnements techniques, augmente l’absentéisme et le turnover et démotive les collaborateurs.
C’est pour toutes ces raisons qu’il faut travailler avec les collaborateurs, leur demander de contribuer au projet, les associer, les faire participer, les impliquer.
Ils peuvent alors « embrasser le changement grâce au digital » comme le montre la dernière étude de cas réalisée par Receipt Bank.
Le développement des habitudes : pourquoi et comment les changer
Hommes et femmes développent des habitudes qui leur permettent de créer une zone de confort. Ils s’y réfugient en cas de fatigue ou après une mauvaise journée.
Modifier les habitudes des collaborateurs consiste à les obliger à sortir de leur zone de confort, à les empêcher de reproduire des habitudes qu’ils réitèrent même en l’absence de motivation, parfois sans le vouloir.
Les nouvelles habitudes se créent à l’aide de performances répétées et récompensées mais la récompense n’est pas toujours celle que l’on croit. Une simple diminution du stress peut être une récompense qui va déclencher la création d’une habitude.
Différentes méthodes de conduite du changement
L’objectif de la démarche de conduite du changement est de faire adhérer les collaborateurs au projet. Pour les aider à apprendre un tout nouveau mode de fonctionnement, une nouvelle organisation. Il existe de nombreuses méthodes. Nous n’en décrirons que trois.
Selon la méthode de conduite du changement proposée par David Autissier et Jean-Michel Moutot, le changement nécessite à la fois un accompagnement et un pilotage.
L’accompagnement du changement se matérialise par les études d’impacts, la communication et la formation.
Le pilotage du changement consiste à gérer les collaborateurs et leurs résistances avant de vérifier la réalisation du changement. On mesure ensuite l’amélioration des performances du cabinet via des indicateurs dédiés.
La méthode dite du W est une autre méthode qui répond à certaines critiques des méthodes de conduite du changement déconnectées de la réalité du terrain.
Elle prône des allers-retours entre les décideurs et le terrain en cinq phases. Après un premier cadrage par les décideurs, les propositions sont faites par les collaborateurs puis remontées à la direction. Les nouvelles solutions sont testées par les collaborateurs avant l’annonce des résultats.
Quand le changement devient un processus permanent
La troisième et dernière méthode est la méthode Kaizen qui doit permettre de faire mieux qu’hier, mais moins bien que demain. Il s’agit de changer les mentalités, l’état d’esprit des collaborateurs et d’entrer dans un processus d’amélioration permanent, à petits pas.
Car tout changement trop brusque et trop important ne permet que rarement d’inscrire le changement dans la durée. Les mauvaises habitudes reviennent vite, surtout lorsque l’on est fatigué, stressé ou sous pression.
À l’inverse, chaque petite réussite permet d’accepter plus sereinement les changements.
La première étape consiste comme dans beaucoup d’autres méthodes, à faire le point. Il s’agit de questionner ses habitudes et de définir ses objectifs à long terme avant de les découper en étapes plus petites.
Le but de cette étape est de commencer par questionner son quotidien, ses méthodes de travail, sa propre satisfaction, son épanouissement pour trouver des éléments à améliorer avant de se lancer dans de nouveaux projets.
L’étape suivante consiste à définir des priorités en fonction de la règle des petits pas. Améliorer 1% de ses processus par étape vaut toujours mieux que de ne rien changer du tout.
Enfin, la dernière étape consistera à se fixer des délais pour chaque élément à améliorer ou modifier. Les différentes étapes et leur réussite peuvent être assorties de récompenses. Elles permettent de mieux ancrer les nouvelles habitudes et de renforcer la motivation.
En cabinet d’expertise comptable, le premier de ces petits pas pourrait être l’automatisation d’un nombre limité de dossiers avec l’aide d’une solution telle que Receipt Bank.
Faites comme le cabinet Exau dont voici le témoignage, embrassez le changement grâce au digital !