Les cabinets d’expertise comptable qui ont su implanter de nouveaux outils auprès de la quasi-totalité de leurs clients ont pris de l’avance sur leurs confrères. Cette avance s’est ressentie au cours de la dernière période fiscale qui a été particulièrement difficile.
Les gains de temps permis par la digitalisation et l’absence de récupération des pièces justificatives au format papier ont facilité le télétravail pendant le confinement. À la fin de la période de crise sanitaire, le cabinet d’expertise comptable est à jour de toutes ses comptabilités pour l’année 2020. Il peut même moduler les acomptes de TVA de ses clients au régime simplifié après avoir généré l’import des écritures comptables du semestre.
Témoignage de Florence Geminien, experte-comptable au sein du cabinet Fiduciaire EC qui utilise Receipt Bank depuis un peu plus de 20 mois.
Le cabinet compte 4 collaborateurs et un chef de mission en plus de l’expert-comptable.
Comment se passe la mise en place de nouveaux outils au sein de votre cabinet ?
Nous essayons depuis un moment de mettre en place de nouveaux outils. Il y a trois ans, nous avons opté pour RevisAudit. Un an plus tard, nous avons commencé à chercher un outil de digitalisation.
Quelques années auparavant, la mise en place de scanners chez les clients nous avait semblé trop lourde. Nous avions alors décidé de ne pas aller vers ces outils. Nous avons beaucoup de petits dossiers et les outils semblaient trop limités au format A4, sans agrafes ni aucune particularité.
Aujourd’hui, nous avons sélectionné Receipt Bank en commençant par un petit nombre de dossiers. Nous avons donc commencé avec une dizaine de dossiers pour réaliser très rapidement que ce n’était pas suffisant. La mise en place de l’outil a été tellement facile, y compris auprès des clients, que nous avons rapidement souscrit à l’offre illimitée. Nous avons aussi procédé par étapes avec la comptabilité du cabinet puis un client test et enfin, tous les autres clients.
Chez nous, l’outil est gratuit pour le client parce que le cabinet gagne en temps et en productivité.
C’est un vrai confort parce qu’en plus des gains de temps, nous relançons beaucoup moins les clients. Tout arrive au fil de l’eau et les imports sont désormais très rapides vers notre outil de production.
On dit souvent que la digitalisation oblige le cabinet à changer ses process internes. Comment avez-vous fait au sein de votre cabinet ?
Dès le début de l’implémentation de l’outil, j’ai écrit des procédures internes au cabinet, que chaque collaborateur doit respecter.
Le collaborateur doit créer une règle par fournisseur (paramétrage) et il ne peut pas générer son fichier d’import pour travailler le reste à la main. Selon les process que nous avons mis en place, le fichier d’import doit être nickel avant la bascule dans l’outil de production. Seules les immobilisations sont encore saisies à la main avant d’être créées dans le logiciel dédié.
Pour les charges constatées d’avance et la TVA intracommunautaire, nous procédons par commentaires. Le commentaire importé dans l’outil de production évite d’oublier de passer les écritures complémentaires.
Qu’est-ce que cela change pour les clients ?
Les clients ont la possibilité de prendre en photo, tout ce qu’ils veulent transmettre au cabinet, même si ce ne sont pas des achats (appels de charges etc.). Le client conserve alors ses pièces chez lui, dans une enveloppe, sans jamais venir les déposer au cabinet.
Ensuite, il y a plusieurs niveaux de maturité numérique chez les clients. Il y a celui qui n’utilise que la photo et continue d’appeler le cabinet lorsqu’il cherche une facture.
Il y a aussi celui qui va être totalement autonome dans l’application sur ordinateur ou smartphone et saura faire ses propres recherches.
L’outil est tellement simple au niveau de la mise en place, qu’un client a pu former ses deux colocataires de bureau. Un autre client l’a trouvé si intuitif qu’il était déjà en train de paramétrer la collecte de ses factures fournisseurs alors que les explications venaient à peine de commencer.
Quelle a été votre organisation pendant la crise sanitaire ?
Au moment du confinement, tous les collaborateurs ont pu travailler à distance. Ils n’ont pas eu à prendre de classeur avec eux comme cela a été le cas dans d’autres cabinets.
Personnellement, la seule comptabilité papier que j’ai emporté est le cahier de recettes-dépenses d’une toute petite SCI gérée par un retraité d’un certain âge. Aucune boîte d’archives ni de classeurs n’ont été emportés pour le télétravail. Les plus gros dossiers, qui demandaient 4 ou 5 heures pour la TVA ont été traités en 1 heure. Ceux qui demandaient une heure étaient traités en 20 minutes environ.
Le temps gagné grâce aux outils digitaux a permis de ne pas accumuler trop de retard au cours de la période de confinement malgré les travaux supplémentaires.
Les rares problèmes sont venus de ceux qui ont quitté la région parisienne pendant le confinement. Ils ne pouvaient transmettre les dernières pièces indispensables pour le bilan.
Nous sommes à jour de toutes nos comptabilités de l’année 2020. Nous sommes même en train de saisir la comptabilité semestrielle des clients qui paient un acompte de TVA. Cela nous permet de moduler la TVA en fonction des chiffres réels et de ne pas régler 55% du montant qui figure sur la dernière déclaration annuelle de TVA.
Comment voyez-vous l’avenir de la digitalisation au sein de votre cabinet ?
L’objectif est de continuer à découvrir et mettre en place de nouveaux outils au sein de notre cabinet.
Notre choix s’est récemment porté sur Syndemos. C’est un générateur de points en suspens que nous testons à deux en attendant de le généraliser à tout le cabinet. Il utilise le FEC pour générer une liste d’éléments à voir avec le client. Il traduit en français courant, un grand livre comptable.
Nous allons aussi changer de solution paie pour sécuriser les paies et limiter les erreurs par rapport à notre solution actuelle.
Enfin, nous réfléchissons à élargir les possibilités de télétravail pour tous les collaborateurs, toute l’année à raison d’un jour par semaine par exemple au début.