Établir ses factures de manière électronique constitue une avancée importante pour les entreprises en matière de digitalisation. Pour autant, comment s’assurer que ces pièces comptables ont la même utilité que la bonne vieille facture papier ? Attachons-nous d’abord à comprendre la notion de preuve appliquée à tout document électronique. Examinons ensuite ce que signifie la valeur probante d’une facture électronique, de l’émission à l’archivage des factures électroniques.
Qu’est-ce que la valeur probante d’une facture électronique ? Notre définition
Un document probant signifie qu’il peut servir de preuve. On peut donc l’utiliser parce qu’il s’avère légitime et inaltérable. C’est le Code civil qui donne les premières indications à l’article 1366, suite à la parution de l’ordonnance n° 2016-1231 du 10 février 2016.
Ainsi, il précise que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 complète le Code civil. Il spécifie les critères techniques à respecter afin qu’un document numérique puisse être retenu comme preuve au même titre qu’un original au format papier.
Comment établir la valeur probante d’une facture électronique ?
Dans l’ère numérique actuelle, la dématérialisation des processus de facturation représente une avancée majeure pour les entreprises, comme c’est le cas pour la digitalisation de la relation client. La facture électronique, au cœur de cette transformation, doit néanmoins posséder une valeur probante équivalente à celle d’un document papier pour être reconnue dans un cadre juridique.
Pour qu’une facture électronique soit dotée d’une valeur probante, plusieurs critères doivent être respectés. Premièrement, l‘authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité doivent être garanties depuis sa création jusqu’à la fin de sa période de conservation. La signature électronique joue un rôle crucial à cet égard. En fournissant une empreinte numérique unique, elle assure l’authenticité et l’intégrité du document. L’utilisation de formats standards (comme le PDF), accompagnée d’un certificat numérique fiable, renforce davantage cette authenticité.
Deuxièmement, l’archivage électronique sécurisé est indispensable. Il convient d’utiliser des solutions d’archivage numérique qui garantissent non seulement la conservation sécurisée des factures dans leur format original mais aussi un accès aisé et protégé à ces documents. Un système d’archivage électronique (SAE) conforme aux normes en vigueur assure une gestion et une conservation des documents numériques dans des conditions optimales de sécurité et de confidentialité avant, après et pendant la clôture comptable.
Facture électronique et valeur probante : position de l’administration fiscale
En 2017, le Code général des impôts intègre la notion de facture électronique. C’est l’article 289 qui définit les règles en matière d’établissement et de conservation des factures. La facture électronique figure aux points V, VI et VII de cet article du CGI. Ainsi, l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de la facture sont indispensables de l’émission jusqu’à la fin légale de l’archivage.
Le CGI spécifie aussi aux points VI et VII que :
- l’émission et le transfert de la pièce doivent s’effectuer sous forme électronique ;
- la facture électronique constitue une facture d’origine ;
- la transmission et la mise à disposition doivent faire l’objet d’un accord du client ;
- la facture doit être établie selon un mode de signature électronique en conformité avec le règlement (UE) n° 910/2014 ou sous forme d’un message structuré conforme à une norme convenue et permettant sa lecture par ordinateur.
Valeur probante et e-invoicing : les critères à respecter
Appliquée à la facture électronique, la valeur probante exige de suivre des règles définies par l’administration fiscale. Il ne s’agit plus d’enregistrer une facture au format PDF et de la transmettre à son client. L’impact de la facture électronique est avantageux tant pour les cabinets d’expertise comptable que pour les entreprises. Le processus exige toutefois un strict respect des textes en matière de valeur probante.
Comment rendre la facture électronique probante ?
Pour s’assurer que la facture électronique est inaltérable, vous devez utiliser une application numérique professionnelle qui le garantit. La facture électronique doit être émise, transmise et archivée de manière électronique. Le Bulletin officiel des finances publiques (Bofip) a spécifié les conditions de conservation de l’e-invoicing ainsi que le format informatique autorisé pour l’émission et la transmission des pièces comptables.
L’archivage probant de la facture électronique
Sur la durée, le système d’archivage doit garantir un stockage électronique sans failles et sécurisé. Les factures ne doivent pas être modifiées. Elles restent authentiques, lisibles et leur intégrité est garantie. Pendant toute la durée légale de conservation du document, soit 6 ans, il demeure accessible selon un système de classement facilitant la recherche.
Implémenter la facturation électronique apportera de nombreux atouts tant pour les cabinets comptables que pour les entreprises. Le processus exige toutefois un strict respect des textes en matière de valeur probante.
Valeur probante : comment se protéger des fraudes ?
La protection contre les fraudes dans le cadre de la facturation électronique implique l’adoption d’un ensemble de mesures techniques et organisationnelles. La première ligne de défense consiste à s’assurer que le logiciel de facturation ou le système de gestion utilisé est conforme aux dernières réglementations en matière de sécurité des données et de comptabilité. Il est également essentiel que le logiciel puisse générer des factures incluant toutes les informations requises par la loi, rendant les documents fiables et difficiles à contester.
En outre, il est crucial d’éduquer les employés sur les risques de fraude et les meilleures pratiques en matière de sécurité numérique. Cela comprend la sensibilisation à la sécurisation des échanges d’informations et à la vérification systématique de l’identité des émetteurs et des destinataires des factures.
L’adoption de systèmes de vérification et de validation supplémentaires, comme des contrôles croisés des informations de facturation avec des bases de données internes ou externes, peut également contribuer à détecter et prévenir les tentatives de fraude. Enfin, collaborer avec des partenaires technologiques de confiance comme Dext, capables de fournir des solutions de facturation électronique sécurisées et conformes, est une étape essentielle pour protéger l’entreprise contre les fraudes.