Valeur probante de la facture électronique

Établir ses factures de manière électronique constitue une avancée importante pour les entreprises en matière de digitalisation. Pour autant, comment s’assurer que ces pièces comptables ont la même utilité que la bonne vieille facture papier ? Attachons-nous d’abord à comprendre la notion de preuve appliquée à tout document électronique. Examinons ensuite ce que signifie la valeur probante d’une facture électronique, de l’émission à son archivage.

1 – Définition de la notion de valeur probante

Un document probant signifie qu’il peut servir de preuve. On peut donc l’utiliser parce qu’il s’avère légitime et inaltérable. C’est le Code civil qui donne les premières indications à l’article 1366, suite à la parution de l’ordonnance n° 2016-1231 du 10 février 2016.

Ainsi, il précise que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 complète le Code civil. Il spécifie les critères techniques à respecter afin qu’un document numérique puisse être retenu comme preuve au même titre qu’un original au format papier.

2 – Facture électronique et valeur probante : position de l’administration fiscale

En 2017, le Code général des impôts intègre la notion de facture électronique. C’est l’article 289 qui définit les règles en matière d’établissement et de conservation des factures. La facture électronique figure aux points V, VI et VII de cet article du CGI. Ainsi, l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de la facture sont indispensables de l’émission jusqu’à la fin légale de l’archivage.

Le CGI spécifie aussi aux points VI et VII que :

  • l’émission et le transfert de la pièce doivent s’effectuer sous forme électronique ;
  • la facture électronique constitue une facture d’origine ;
  • la transmission et la mise à disposition doivent faire l’objet d’un accord du client ;
  • la facture doit être établie selon un mode de signature électronique en conformité avec le règlement (UE) n° 910/2014 ou sous forme d’un message structuré conforme à une norme convenue et permettant sa lecture par ordinateur.

3 – Valeur probante et e-invoicing | les critères à respecter

Appliquée à la facture électronique, la valeur probante exige de suivre des règles définies par l’administration fiscale. Il ne s’agit plus d’enregistrer une facture au format PDF et de la transmettre à son client.

3.1 – Comment rendre la facture électronique probante ?

Pour s’assurer que la facture électronique est inaltérable, vous devez utiliser une application numérique professionnelle qui le garantit. La facture électronique doit être émise, transmise et archivée de manière électronique. Le Bulletin officiel des finances publiques (Bofip) a spécifié les conditions de conservation de l’e-invoicing ainsi que le format informatique autorisé pour l’émission et la transmission des pièces comptables.

3.2 – L’archivage probant de la facture électronique

Sur la durée, le système d’archivage doit garantir un stockage électronique sans failles et sécurisé. Les factures ne doivent pas être modifiées. Elles restent authentiques, lisibles et leur intégrité est garantie. Pendant toute la durée légale de conservation du document, soit  6 ans, il demeure accessible selon un système de classement facilitant la recherche.

Implémenter la facturation électronique apportera de nombreux atouts tant pour les cabinets comptables que pour les entreprises. Le processus exige toutefois un strict respect des textes en matière de valeur probante.