Les experts-comptables sont de moins en moins nombreux à se demander s’il faut aller vers la transition digitale. De plus en plus indispensable, elle pourrait rapidement devenir un prérequis sur le marché de l’expertise comptable.
La transmission des pièces justificatives par des moyens dématérialisés offre toujours plus d’opportunités aux professionnels qui peuvent utiliser les données pour mieux conseiller et accompagner les clients.
Un atelier du 75è congrès de l’Ordre des experts-comptables proposait un certain nombre d’astuces et de méthodes pour avancer sur le sujet.
Témoignages et retours d’expérience de Florent Dujardin, directeur de Receipt Bank France, d’Aurore Soulas, directrice marketing chez Receipt Bank France et de Guillaume Thomas, expert-comptable et dirigeant du cabinet GT Expertise.
Comment as-tu mis la transition digitale en place dans ton cabinet, pour que tout le monde se sente gagnant dans chaque changement ?
Guillaume Thomas : Je suis parti du principe que la digitalisation faisait gagner quelque chose à tout le monde, que ce soit le collaborateur, l’expert-comptable ou le client. Cela fait gagner du temps aussi bien pour l’activité ou le client ou le collaborateur (gains de productivité).
Le problème que j’ai eu, à l’initiation de cette transition était d’impliquer tous les acteurs dans cette démarche. Pour moi, c’était important de lever les freins au changement, surtout des collaborateurs.
Ayant tous le même constat, la disparition de la saisie, nous nous sommes orientés ensemble vers la digitalisation des pièces comptables.
Si les clients risquent d’être réticents pour la mise en place de ces outils, ils ont également un besoin qui est le besoin de conseil.
Partant du principe que l’expert-comptable a besoin des informations pour y répondre, la solution de la digitalisation s’est imposée d’elle-même.
La motivation de tous est passée par l’idée qu’avec la fermeture des agences de proximité par les banques notamment, les experts-comptables avaient un énorme marché à prendre, celui de l’accompagnement des dirigeants au quotidien.
Nos collaborateurs ont été ravis de ce changement avec la disparition progressive du papier.
Comment remettre en question ses processus actuels ?
Guillaume Thomas : La transition numérique fait que l’on change totalement notre process de production. Nous sommes obligés de tout remettre en cause. Une fois qu’on a fait ça, il faut détecter les bonnes pratiques au sein du cabinet.
L’étape suivante consiste à les communiquer à l’ensemble des collaborateurs ou à l’ensemble des clients selon le cas.
Nous avons mis en place des guides de procédures et de bonnes pratiques. Le but était vraiment de diffuser l’information. Ils ont été gérés par les collaborateurs.
Mon autre conseil consiste à se focaliser sur la valeur ajoutée que l’on veut apporter à nos clients en se posant la question des services à apporter et à donner aux clients. Il faut travailler sur le process pour pouvoir répondre au mieux aux besoins des clients.
Nous nous sommes mis autour d’une table en débattant de la question de savoir ce que le client attendait de nous : veut-il savoir si la facture est dans le bon compte ou une vision plus large avec des échanges.
Aujourd’hui nos clients transfèrent le mail ou la photo. Cela a été une révolution et tous les classeurs vides ont été jetés. Nous avons gagné plus de 50% sur la tenue traditionnelle.
Comment se fixer des objectifs et les prioriser ?
Guillaume Thomas : Pour lancer la transition digitale, les premières questions à se poser concernent le cabinet et le chiffre d’affaires à 2, 3 4 et 5 ans.
Une fois ces chiffres posés, on se rend vite compte que ce n’est possible que de deux manières, soit en augmentant le nombre de salariés, soit en augmentant les capacités de production via l’automatisation.
Les objectifs peuvent ensuite se décliner dans un plan d’actions avec des étapes à suivre au fur et à mesure.
Où trouver des informations sur les outils digitaux et l’expérience des confrères ?
Aurore Soulas : Les événements de la profession ou encore les organismes de formation sont l’occasion d’échanger avec des confrères et de découvrir les outils digitaux.
Chez Receipt Bank, nous avons créé une communauté qui rassemble nos utilisateurs. Elle s’appelle Orange Select.
Guillaume Thomas : En phase de développement du cabinet, je me suis rapproché de confrères déjà bien engagés dans la transition numérique. Cela m’a permis de savoir comment ils se sont organisés pour produire.
Nous avons réfléchi ensemble sur les meilleurs outils et les astuces que nous pouvions échanger. L’échange fait progresser tout le monde.
Cette réflexion a fait que nous avons choisi dès le départ, en amont, des logiciels SAAS qui permettaient de travailler depuis n’importe quel poste informatique, chez soi ou en clientèle.
Comment faut-il proposer les outils digitaux à ses clients ?
Florent Dujardin : À mon sens, il n’y a que des avantages à proposer les nouveaux outils à ses clients.
Le client peut répondre oui avec enthousiasme, oui sans enthousiasme ou non. Celui qui répond oui peut utiliser rapidement les outils sans risque qu’il aille voir un confrère.
Celui qui répond pourquoi pas sans enthousiasme est au courant de la nouveauté et peut apprécier la modernité du cabinet. Il suffit alors souvent de lui expliquer comment travailler.
Le refus ne permet pas de forcer le client mais d’entamer la discussion sur l’organisation du travail et les honoraires. Au moins une fois par an, à l’oral et à l’écrit, je conseille de refaire la proposition et de l’accompagner sur les différents outils que le cabinet peut leur proposer.
Guillaume Thomas : Je suis totalement d’accord avec ce concept puisque j’ai été très surpris du taux d’acceptation des clients.
Et c’est même allé plus loin en devenant un vecteur de recommandation puisque les clients ont montré les outils à leurs amis et partenaires. Certains clients sont alors venus pour l’application.
L’idée d’un conseil en temps réel permet généralement de convaincre définitivement les moins enthousiastes.
Chez nous, c’est la personne qui gère le service commercial du cabinet qui propose régulièrement les nouveaux outils aux clients, sur grand écran dans la salle de réunion.
Comment faire connaître son cabinet d’expertise comptable ?
Aurore Soulas : La première astuce pour faire connaître son cabinet d’expertise comptable consiste à créer une fiche pour le cabinet sur Google My Business. L’outil permet de créer une fiche cabinet, d’ajouter des photos ou encore de demander aux clients.
Ces avis clients sont très importants pour le choix d’un expert-comptable par certains clients. Google se base ensuite sur la géolocalisation pour faire apparaître le cabinet.
La seconde astuce consiste à créer une page entreprise sur LinkedIn. L’intérêt est d’être visible sur le réseau social, d’améliorer le référencement. Les cabinets peuvent ensuite demander aux collaborateurs d’interagir avec cette page.
Enfin, créer un site internet avec l’offre de services et la proposition de valeur reste indispensable pour générer des prospects, augmenter la visibilité du cabinet et être visible des futurs collaborateurs.
Mieux connaître sa base de clients et prospects à l’aide d’un CRM permet de leur envoyer des contenus ciblés par mail ou d’en publier en mettant en avant ses compétences.
Sur internet, de nombreux outils spécialisés permettent de faire des choses qui n’auraient pas été possibles auparavant sans faire appel à des professionnels.
Les alternants et stagiaires, notamment en marketing et communication, peuvent être très motivés et plein d’idées pour développer la communication du cabinet.
Guillaume Thomas : Gérer la stratégie marketing d’un cabinet est un vrai métier. J’ai choisi de travailler avec Booster Digital qui a géré la stratégie marketing du cabinet et tout le process de captation du client. Le prix est très vite rentabilisé. Je recommande de s’entourer de vrais professionnels.